Bài viết từ kinh nghiệm chung; thông lệ trình bày khác nhau theo ngành và theo tạp chí.
Lỗi phổ biến nhất khi sửa bản thảo là sửa mọi thứ cùng lúc: vừa đổi cấu trúc, vừa chỉnh câu, vừa sửa dấu chấm phẩy. Kết quả là mất nhiều thời gian mà bản thảo vẫn lệch ở tầng lớn nhất.
Vòng một: cấu trúc và lập luận
Chưa đọc câu chữ. Việc của vòng này là kiểm mạch bài.
Cách làm hiệu quả: lập dàn ý từ chính bản thảo đã viết — mỗi đoạn một câu tóm tắt. Đọc danh sách câu tóm tắt đó liền nhau: nó có thành một mạch không, có đoạn nào lặp, có chỗ nào nhảy bước?
Kiểm ba câu hỏi: bài trả lời đúng câu hỏi nêu ở mở đầu không; mỗi kết luận có dữ liệu đỡ không; và phần bàn luận có nói về chính kết quả của mình không, hay đang tổng quan lại tài liệu.
Ở vòng này, việc cắt cả đoạn hoặc đổi thứ tự mục là bình thường. Đừng tiếc câu đã viết — lưu ra tệp riêng nếu cần.
Vòng hai: đoạn văn
Mỗi đoạn một ý, và câu đầu đoạn nói ý đó. Nếu phải đọc hết đoạn mới biết nó nói gì thì cần viết lại câu đầu.
Kiểm liên kết giữa các đoạn: đoạn sau có nối với đoạn trước không, hay chỉ là hai khối đặt cạnh nhau.
Rà độ dài đoạn. Đoạn dài quá nửa trang thường chứa hai ý và nên tách.
Với phần kết quả, kiểm xem mỗi hình và bảng có được nhắc tới trong văn bản và có nói điều gì mới không — hình không được bàn tới là hình nên bỏ.
Vòng ba: câu và từ
Bây giờ mới tới câu chữ. Ba việc cho hiệu quả cao nhất:
Cắt từ thừa. Phần lớn bản thảo đầu có thể ngắn đi đáng kể mà không mất ý.
Đổi câu bị động thành chủ động ở những chỗ làm câu rõ hơn — tuỳ thông lệ ngành, vì một số ngành vẫn ưu tiên bị động trong phần phương pháp.
Kiểm từ định lượng mơ hồ: đáng kể, nhiều, khá cao. Thay bằng số nếu có số; nếu không có thì cân nhắc bỏ.
Đọc to một đoạn. Câu nào bạn hụt hơi khi đọc là câu cần tách.
Dùng phản hồi của người khác cho đúng
Gửi bản thảo sau khi đã qua vòng một — gửi bản còn lệch cấu trúc thì người đọc sẽ mất thời gian vào tiểu tiết.
Nói rõ bạn muốn góp ý ở tầng nào: cấu trúc, lập luận, hay ngôn ngữ.
Khi nhận góp ý trái chiều từ hai người, đừng cố làm hài lòng cả hai. Quyết định dựa trên điều làm bài rõ hơn cho người đọc mục tiêu.
Và ghi lại các loại lỗi bạn bị nhắc nhiều lần — đó là danh mục kiểm cá nhân cho bản thảo sau.
Danh mục kiểm trước khi gửi
Tiêu đề và phần tóm tắt phản ánh đúng nội dung; tóm tắt đứng độc lập được.
Mọi trích dẫn trong bài có trong danh mục tài liệu và ngược lại.
Hình và bảng có chú thích đủ để hiểu mà không cần đọc văn bản.
Định dạng theo đúng hướng dẫn tác giả của nơi gửi.
Phần hạn chế được nêu trung thực — người bình duyệt luôn tìm phần này, và việc tự nêu ra tạo thiện cảm hơn là để họ phát hiện.
Khi nào nên dừng sửa
Không có bản thảo hoàn hảo. Dấu hiệu nên dừng: các vòng sửa gần đây chỉ đổi cách diễn đạt mà không làm bài rõ hơn, và bạn bắt đầu sửa đi sửa lại cùng một câu.
Bản thảo tốt và gửi đúng lúc hơn bản thảo hoàn hảo gửi muộn một mùa — nhất là với nghiên cứu sinh có hạn thời gian.
Nên để bản thảo nghỉ bao lâu trước khi sửa?
Vài ngày là đủ để đọc lại với con mắt khác. Nếu gấp thì đổi môi trường và đọc bản in thay vì đọc trên màn hình.
Có nên dùng công cụ hỗ trợ ngôn ngữ khi sửa?
Hữu ích cho lỗi ngữ pháp và cách diễn đạt, nhất là khi viết bằng ngoại ngữ. Nhưng phải tự kiểm lại vì công cụ có thể đổi nghĩa, và cần tuân thủ quy định khai báo của nơi gửi.
Bao nhiêu vòng sửa là đủ?
Ba vòng theo ba tầng là khung tối thiểu; bản thảo quan trọng thường qua nhiều vòng hơn với phản hồi từ người khác giữa các vòng.
Người hướng dẫn sửa rất nhiều thì có phải mình viết kém?
Không. Ở bản thảo đầu tiên, việc bị sửa nhiều là bình thường với gần như mọi nghiên cứu sinh. Điều quan trọng là số lỗi cùng loại giảm dần qua các bản sau.
