Sao lưu và mất dữ liệu: kịch bản nào thật sự xảy ra

Mọi nghiên cứu sinh đều được nhắc phải sao lưu. Phần lớn có sao lưu ở dạng nào đó — một ổ cứng ngoài, một thư mục đồng bộ đám mây, hoặc cả hai.

Và phần lớn cách sắp xếp đó không chịu được đúng những tình huống hay xảy ra nhất.

Các kịch bản thật

Không phải cháy nhà hay hỏng ổ cứng — hai thứ này có xảy ra nhưng hiếm hơn bốn thứ dưới đây:

Xoá nhầm rồi đồng bộ. Bạn xoá một thư mục, dịch vụ đám mây đồng bộ việc xoá đó lên tất cả các máy. Bản "sao lưu" cũng mất theo trong vài giây. Đây là kịch bản phổ biến nhất và là kịch bản mà đồng bộ đám mây không bảo vệ được.

Ghi đè bằng phiên bản sai. Mở bản cũ, sửa, lưu — bản mới biến mất. Không có cảnh báo nào.

Tệp hỏng âm thầm. Một tệp dữ liệu lớn bị lỗi và bạn chỉ phát hiện vài tháng sau, khi mọi bản sao đã chứa bản hỏng.

Mất quyền truy cập. Tài khoản trường hết hạn sau khi tốt nghiệp, hoặc một dịch vụ đổi chính sách. Dữ liệu không mất nhưng bạn không lấy được — về mặt thực tế là như nhau.

Điểm chung của bốn kịch bản: chúng không được giải quyết bằng việc có thêm một bản sao đồng bộ. Chúng cần bản sao không đồng bộ tức thời và có lịch sử phiên bản.

Quy tắc ba bản

Cách sắp xếp tối thiểu được khuyến nghị rộng rãi:

Ba bản dữ liệu — bản đang dùng và hai bản sao.

Trên hai loại phương tiện khác nhau — ví dụ ổ máy tính và ổ ngoài, hoặc ổ máy tính và dịch vụ đám mây.

Một bản ở nơi khác về mặt vật lý — để một sự cố tại chỗ không lấy đi cả ba.

Và bổ sung một điều kiện mà quy tắc gốc không nêu nhưng thực tế đòi: ít nhất một bản không đồng bộ tự động. Đó là bản duy nhất sống sót qua kịch bản xoá nhầm.

Cách đơn giản nhất để có bản đó: mỗi tuần hoặc mỗi tháng, chép toàn bộ thư mục công việc sang một ổ ngoài rồi rút ổ ra. Thủ công, mất mười phút, và nó giải quyết đúng lỗ hổng lớn nhất.

Những gì hay bị quên

Bản sao thường phủ thư mục tài liệu chính. Năm thứ dưới đây thường nằm ngoài:

Thư viện tài liệu tham khảo — tệp cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý trích dẫn, kèm các tệp PDF đính kèm. Dựng lại thư viện này mất hàng tuần.

Mã và kịch bản phân tích, nếu chúng nằm rải rác chứ không trong một thư mục.

Dữ liệu thô chưa xử lý. Nhiều người sao lưu bản đã xử lý mà quên bản gốc — trong khi bản gốc là thứ không tạo lại được.

Sổ ghi chép quá trình — nhật ký thí nghiệm, ghi chú phỏng vấn, các quyết định phương pháp. Với nhiều luận án, đây là phần không thể dựng lại.

Thư từ quan trọng — thư phê duyệt đạo đức, thư đồng ý của người tham gia, thư trao đổi với đối tác. Nếu chúng chỉ nằm trong hộp thư của trường thì chúng biến mất cùng tài khoản.

Bản sao chưa được kiểm là bản sao chưa tồn tại

Đây là phần bị bỏ qua nhiều nhất, và nó là lý do nhiều người phát hiện bản sao hỏng đúng lúc cần dùng.

Ba việc kiểm, làm mỗi vài tháng:

Mở thử vài tệp từ bản sao, đặc biệt là tệp dữ liệu lớn và tệp của phần mềm chuyên dụng.

Thử khôi phục một thư mục sang một chỗ khác và xem nó có đầy đủ không.

Kiểm dung lượng tổng giữa bản gốc và bản sao. Chênh lệch lớn là dấu hiệu một phần không được chép.

Dữ liệu nhạy cảm

Nếu nghiên cứu có dữ liệu cá nhân của người tham gia, việc sao lưu phải tuân thủ chính những cam kết đã nêu trong hồ sơ đạo đức.

Ba điểm cần chú ý: nơi lưu có được phép theo cam kết không; bản sao có được mã hoá không; và ai còn quyền truy cập vào bản sao đó. Một ổ cứng ngoài để trong ngăn bàn phòng làm việc chung là một rủi ro thật, không phải rủi ro lý thuyết.

Trước khi tốt nghiệp

Ba việc nên làm trong tháng cuối, vì sau đó sẽ khó:

Chuyển toàn bộ dữ liệu ra khỏi các dịch vụ gắn với tài khoản trường.

Chuyển các thư từ quan trọng sang địa chỉ cá nhân.

Thống nhất với người hướng dẫn về việc bản dữ liệu nào ở lại nhóm, ở đâu, và ai giữ. Việc này nên có một trao đổi rõ ràng chứ không để mặc định — nhiều tranh chấp về sau bắt nguồn từ chỗ không ai nói ra điều này.

Mức tối thiểu nếu không làm gì khác

Một dịch vụ đám mây có lịch sử phiên bản cho thư mục công việc, cộng với một bản chép tay sang ổ ngoài mỗi tháng, rồi rút ổ ra.

Hai thứ này mất mười lăm phút thiết lập và mười phút mỗi tháng, và chúng phủ được cả bốn kịch bản ở đầu bài. So với một luận án, đó là cái giá thấp nhất trong mọi việc bạn làm trong bốn năm.