Hai nghiên cứu sinh đọc cùng số lượng tài liệu trong ba năm. Người có hệ thống quản lý mất vài ngày để dựng phần tổng quan tài liệu; người không có mất vài tuần và vẫn thiếu.
Chọn một công cụ và dùng nó
Có nhiều phần mềm quản lý trích dẫn, miễn phí và trả phí. Sự khác biệt giữa chúng nhỏ hơn nhiều so với sự khác biệt giữa có dùng và không dùng.
Tiêu chí thực tế: nhập được trích dẫn từ trình duyệt bằng một cú bấm, chèn được vào phần mềm soạn thảo bạn dùng, đổi được kiểu trích dẫn theo yêu cầu tạp chí, và xuất được dữ liệu ra nếu bạn muốn chuyển sang công cụ khác sau này.
Tiêu chí cuối quan trọng hơn người ta nghĩ: đừng để toàn bộ ba năm đọc bị khoá trong một công cụ không xuất được.
Bắt đầu từ ngày đầu. Chuyển hai trăm tài liệu vào hệ thống sau một năm là việc không ai làm.
Kiểm dữ liệu ngay khi nhập
Trích dẫn tự động nhập vào thường sai ở vài chỗ: tên tác giả viết hoa lẫn lộn, tên tạp chí viết tắt không nhất quán, thiếu số trang, năm sai với bản đăng chính thức.
Sửa ngay lúc nhập mất mười giây. Sửa ở bước cuối khi có bốn trăm mục thì mất nhiều ngày, và luôn sót.
Đặc biệt kiểm dấu tiếng Việt trong tên tác giả Việt Nam — đây là chỗ phần mềm hay làm sai nhất.
Ghi chú khi đọc: một mẫu đủ dùng
Với mỗi tài liệu đáng giữ, ghi bốn dòng ngay sau khi đọc:
Bài này trả lời câu hỏi gì, bằng phương pháp nào?
Kết quả chính, bằng một câu của chính bạn.
Liên quan tới luận án của tôi ở chỗ nào?
Điểm yếu hoặc giới hạn tôi thấy.
Dòng thứ hai phải viết bằng câu của bạn, không sao chép. Đây vừa là cách hiểu sâu hơn, vừa là cách phòng việc sao chép vô ý khi viết sau này — một rủi ro thật khi ghi chú lẫn lộn giữa trích nguyên văn và diễn giải.
Quy tắc: nếu ghi nguyên văn, luôn đặt trong ngoặc kép kèm số trang, ngay lúc ghi.
Gắn thẻ theo cách bạn sẽ tìm
Đừng gắn thẻ theo chủ đề chung — mọi tài liệu đều thuộc chủ đề luận án của bạn nên thẻ đó vô dụng.
Gắn theo cách bạn sẽ cần tìm lại: theo chương của luận án, theo phương pháp, theo loại đối tượng nghiên cứu, theo trạng thái ("đã đọc kỹ", "cần đọc lại", "chỉ cần trích").
Ít thẻ mà dùng nhất quán tốt hơn nhiều thẻ dùng lẫn lộn. Năm đến mười thẻ là đủ cho phần lớn luận án.
Sao lưu
Ba bản: máy của bạn, một dịch vụ đồng bộ, và một bản chép ra ổ ngoài mỗi tháng.
Mất thư viện tài liệu và ghi chú của hai năm là tai nạn xảy ra thật, và không có cách khôi phục nào ngoài sao lưu.
Kiểm thử phục hồi một lần: thử mở bản sao lưu và xem nó có đủ không. Bản sao lưu chưa bao giờ được thử thì chưa phải bản sao lưu.
Bốn lỗi tốn nhiều thời gian nhất
Lưu tệp PDF trong thư mục rời ngoài hệ thống. Sau một năm không ai biết tệp nào ứng với mục nào.
Không ghi chú gì khi đọc. Tới lúc viết, bạn phải đọc lại từ đầu — đây là nguyên nhân số một của việc phần tổng quan mất nhiều tháng.
Đổi kiểu trích dẫn bằng tay thay vì để phần mềm làm. Mỗi lần đổi tạp chí đích là một lần làm lại toàn bộ.
Không ghi lại nơi tìm được tài liệu và từ khoá đã dùng. Khi cần rà lại tài liệu một cách hệ thống — điều hội đồng có thể yêu cầu — bạn không lặp lại được quá trình tìm của chính mình.
Nên dùng phần mềm quản lý trích dẫn nào?
Khác biệt giữa các công cụ nhỏ hơn khác biệt giữa có dùng và không. Hãy chọn cái nhập được từ trình duyệt, chèn được vào phần mềm soạn thảo bạn dùng, và xuất được dữ liệu ra.
Có cần ghi chú cho mọi tài liệu đọc không?
Không, chỉ cho tài liệu bạn có thể dùng. Nhưng với những tài liệu đó thì ghi ngay sau khi đọc, vì ghi sau vài tháng là đọc lại từ đầu.
Làm sao tránh sao chép vô ý khi viết?
Luôn đặt trích nguyên văn trong ngoặc kép kèm số trang ngay lúc ghi chú, và viết phần diễn giải bằng câu của mình.
Sao lưu thế nào là đủ?
Ba bản ở ba nơi, và thử phục hồi một lần để biết bản sao lưu thật sự dùng được.
