Thủ tục và các mốc cụ thể do quy chế của từng chương trình quy định — lấy bản quy trình chính thức từ văn phòng đào tạo và đối chiếu với lịch dưới đây.
Giai đoạn cuối của luận án thường được hình dung là giai đoạn viết. Thực tế nó gồm hai khối việc chạy song song: hoàn thiện bản thảo, và một chuỗi thủ tục có thứ tự phụ thuộc nhau.
Khối thứ hai là chỗ gây chậm nhiều nhất, vì phần lớn người chỉ tìm hiểu về nó khi đã cần.
Việc đầu tiên: lấy quy trình chính thức
Trước khi lập lịch, xin văn phòng đào tạo bản quy trình đầy đủ và hỏi năm câu:
Các bước từ khi nộp bản thảo tới khi bảo vệ gồm những gì.
Mỗi bước mất bao lâu, và bước nào phụ thuộc bước nào.
Hội đồng được lập thế nào và mất bao lâu.
Có yêu cầu về công bố trước khi bảo vệ không, và tính tới thời điểm nào.
Các loại hồ sơ cần nộp, và cái nào cần chữ ký của ai.
Năm câu này trả lời trong một buổi và chúng quyết định toàn bộ lịch của bạn.
Lịch tính lùi
Mốc dưới đây tính từ ngày bảo vệ dự kiến, và cần điều chỉnh theo quy trình cụ thể:
Sáu tháng trước: bản thảo đầy đủ của mọi chương, dù chưa hoàn thiện. Đây là mốc quan trọng nhất — không có bản đầy đủ ở mốc này thì các mốc sau đều trượt.
Năm tháng: người hướng dẫn đọc toàn bộ và cho phản hồi lớn.
Bốn tháng: sửa theo phản hồi, hoàn thiện phần thảo luận và kết luận.
Ba tháng: nộp bản thảo theo quy trình để xin ý kiến trước, nếu chương trình có bước này. Song song, khởi động các thủ tục về hội đồng.
Hai tháng: sửa theo ý kiến; hoàn thiện hình thức, danh mục tài liệu, các phụ lục.
Một tháng: nộp bản chính thức; chuẩn bị bài trình bày; kiểm lại hồ sơ đủ chưa.
Hai tuần: nói thử bài bảo vệ ít nhất ba lần.
Các thủ tục phải bắt đầu sớm
Bốn việc có thời gian xử lý dài và không rút ngắn được:
Yêu cầu về công bố. Nếu chương trình đòi một số bài đã đăng hoặc đã được chấp nhận, kiểm ngay từ sáu tháng trước — quá trình bình duyệt của một tạp chí mất nhiều tháng, và không có cách nào thúc.
Nếu thiếu, đây là lúc quyết định: gửi tới nơi có chu kỳ nhanh hơn, hoặc lùi ngày bảo vệ.
Lập hội đồng. Cần mời được đủ người, gồm cả người ngoài cơ sở, và họ phải có lịch trống cùng một ngày. Với những người bận, việc này cần vài tháng.
Kiểm trùng lặp và các thủ tục về hình thức — mỗi cơ sở có yêu cầu riêng, và việc phát hiện bản thảo không đúng mẫu vào tuần cuối là chuyện thường gặp.
Các giấy tờ cần chữ ký nhiều nơi. Mỗi chữ ký là một lần chờ, và chúng cộng lại.
Hoàn thiện bản thảo
Ba việc trong giai đoạn này, theo thứ tự:
Đọc toàn bộ một lượt liên tục. Luận án được viết trong nhiều năm, nên các chương thường không nhất quán về thuật ngữ, về cách gọi các biến, và về mức chi tiết. Một lượt đọc liền phát hiện các chỗ đó.
Kiểm tính nhất quán của số liệu. Con số trong phần tóm tắt, trong bảng, và trong phần thảo luận phải khớp nhau. Đây là lỗi hay bị hội đồng phát hiện và nó dễ tránh.
Kiểm danh mục tài liệu. Mọi tài liệu được dẫn có trong danh mục, và mọi mục trong danh mục có được dẫn. Phần mềm quản lý tài liệu làm được việc này trong vài phút nếu bạn đã dùng từ đầu.
Và một việc đáng làm: nhờ một người ngoài chuyên ngành đọc phần mở đầu và phần kết luận. Nếu họ không hiểu bạn đã làm gì và tìm ra gì, hai phần đó cần viết lại — vì hội đồng cũng có người ngoài chuyên ngành hẹp.
Các việc hay bị bỏ sót
Xin phép dùng hình ảnh hoặc bảng từ nguồn khác, nếu luận án sẽ được công bố. Việc này mất thời gian và không làm gấp được.
Chuẩn bị bản tóm tắt theo mẫu và theo số ngôn ngữ mà quy chế yêu cầu.
Kiểm quyền truy cập dữ liệu và tài khoản — nếu bạn sắp hết hạn học và mất quyền truy cập hệ thống của trường, sao lưu mọi thứ trước.
Lên kế hoạch cho giai đoạn sau bảo vệ — tài trợ thường dừng, và công việc tiếp theo có thể chưa bắt đầu.
Ba lời khuyên về nhịp làm việc
Đừng thu thêm dữ liệu. Ở sáu tháng cuối, việc thêm một thí nghiệm hoặc một đợt phỏng vấn gần như luôn làm chậm hơn là cải thiện. Nếu người hướng dẫn đề nghị, hỏi thẳng: điều này cần cho việc bảo vệ hay là cho một bài báo sau này.
Chấp nhận bản thảo không hoàn hảo. Luận án là một sản phẩm ở thời điểm cụ thể, không phải công trình cuối cùng của đời bạn. Phần lớn người nộp đều thấy còn chỗ chưa ưng.
Giữ nhịp sinh hoạt. Sáu tháng làm việc tới khuya không cho kết quả tốt hơn sáu tháng làm việc đều — và giai đoạn này cần sức cho cả buổi bảo vệ và cho giai đoạn sau.
Một việc nên làm ngay hôm nay
Nếu bạn đang ở khoảng sáu tháng trước hạn: viết ra ngày bảo vệ dự kiến và các mốc ở trên, rồi gửi cho người hướng dẫn kèm một câu hỏi — lịch này có thực tế không.
Câu trả lời của họ, dù là gì, tốt hơn nhiều so với việc tự đoán trong sáu tháng.
Việc đầu tiên cần làm ở giai đoạn cuối là gì?
Lấy quy trình chính thức từ văn phòng đào tạo và hỏi các bước, thời gian, cách lập hội đồng, yêu cầu về công bố, và hồ sơ cần chữ ký của ai.
Mốc quan trọng nhất là mốc nào?
Bản thảo đầy đủ của mọi chương ở sáu tháng trước — không có nó thì mọi mốc sau đều trượt.
Thủ tục nào có thời gian xử lý dài nhất?
Yêu cầu về công bố — quá trình bình duyệt của tạp chí mất nhiều tháng và không có cách nào thúc.
Có nên thu thêm dữ liệu ở sáu tháng cuối?
Gần như luôn không — nếu được đề nghị, hỏi thẳng điều đó cần cho việc bảo vệ hay cho một bài báo sau này.
